ekibimiz-s

COVID-19 Karşısında Şirket ve Yönetim Kurullarının Alması Gereken Önlemler hakkında.

Korona virüs salgın hastalığı (“COVID-19”) hem vatandaşların, hem de şirketlerin günlük hayatını doğrudan etkilemektedir. Tüm gerçek kişiler gibi, şirketler de hem küresel salgının etkilerini azaltmak amacıyla günlük tedbirleri almak, hem de iş dünyasındaki belirsizliğe kendilerini hazırlamak durumundadırlar.

Bu noktada şirketler açısından en önemli görev ve sorumluluk tabi ki yönetim kurulu üyelerine düşmektedir. Zira Türk Ticaret Kanunu, yönetim kurulu üyelerine birtakım görevler ve sorumluluklar yüklemiştir. Bu görevler ve sorumluluklara ilişkin düzenlemelerin COVID-19 salgınının yarattığı ortamda da gündeme geleceğini ifade etmek isteriz.

Biz bu bilgi notumuzda, salgının etkilerinin azaltılması amacına yönelik olarak yönetim kurulu nezdinde önem arz ettiğini düşündüğümüz hususları bilgilerinize sunmak isteriz.

1- COVID-19 ile ilgili olarak yetkili kurum ve kuruluşlarca yapılan açıklamalar dikkatle ve titizlikle takip edilmeli ve bu açıklamalar doğrultusunda işyerlerinde gerekli önlemler alınmalıdır.

Bilindiği üzere tüm kamu kurumları COVID-19 ile ilgili an be an tedbirler almakta, birtakım düzenlemeler yayınlamaktadırlar. Bu düzenlemelerin bazısı ilgili kurumların internet sitesinde yayımlanmakta, bazısı ilgili kurumlar tarafından şirketlere gönderilmekte, bazı düzenlemeler ise Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmektedir.

Bu düzenlemelerin an be an takip edilmesi büyük önem arz etmekte olup, şirket yönetim kurulu bu konuda son derece dikkatli davranmalı, gerekmesi halinde bu konuda görev paylaşımında bulunmalı ya da şirket içinde görevlendirme yapmalıdır. Pek tabi ki hizmet alınan hukuk bürosundan gelen duyuru ve bilgi notu şeklindeki bilgilendirmeler de özenle takip edilmelidir.

Alınacak önlemler bakımından da yönetim kuruluna elbette ki görevler düşmektedir:

  • İş yerlerinde hazırlık ekipleri kurulmalı ve bu ekipler resmi makamların tavsiye kararlarını ve İş Sağlığı ve Güvenliği Genel Müdürlüğü tarafından yayınlanan bilgilendirmeleri takip etmekle ve gereğini yapmakla yükümlüdür.
  • COVID-19’a karşı acil durum planı ve risk değerlendirmeleri yapılmalı ve bu bağlamda evden çalışma esasları belirlenerek bahse konu virüsün yayılmasına engel olunmaya çalışılmalıdır.
  • Uzaktan çalışma koşullarını ve şirket içi ve dışı iletişimi kesintisiz ve güvenli şekilde sağlayacak teknolojik alt yapı hazır bulunmalıdır.
  • İşyerinde temizlik ve hijyen standartları en üst seviyeye çıkarılmalıdır.
  • Çalışanların kullanmaları adına koruyucu donanımlar edinilmeli ve COVID-19 belirtileri taşıyan çalışanların sıhhate kavuşturulması adına yetkililere danışılması gerekmektedir.
  • Seyahat ve toplantılara ilişkin olarak yetkililerce yapılan tavsiyelere uyum sağlanmalıdır, bu bağlamda iş seyahat ve toplantıların ileri bir tarihe ertelenmesi veyahut elektronik ortamda gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
  • COVID-19 tanısı konulan veya şüphenilen çalışan için verilen sağlık raporları çalışanın işyerine gelmesi gerekmeksizin onaylanmalıdır.
  • Bu konuda şirketler COVID-19 ekibi oluşturabilir. Bu ekipte COVID-19 hakkında gelişmeleri şirket yöneticilerine direkt olarak ve düzenli şekilde raporlayan bir görevli ve her departmanda alınan önlemleri takip edecek kişiler yer almalıdır.
  • İşyerine girişlerde ateş ölçümü gibi benzer tedbirler alınması söz konusu olur ise, bu şekilde edinilecek bilgiler ile ilgili olarak kişisel verilerin korunması mevzuatı açısından doğabilecek riskler hakkında bilgi edinilmeli ve gerekli tedbirler alınmalıdır.

2- Yönetim kurulunda kararlar elektronik ortamda alınmalı ya da elden dolaştırma yolu ile imzalanmalıdır.

Yönetim kurulunun salgın sürecinde ihtiyaç duyduğu kararları alabilmek için, fiziken toplanması yerine, tedbiren kararların elektronik ortamda alınması ya da karar metnin elden dolaştırma usulü ile imzalanması yöntemlerine öncelik verilmelidir.

Türk Ticaret Kanunu, kural olarak, şirket esas sözleşmesinde elektronik ortamda yönetim kurulu toplantısı yapılmasına yönelik olarak bir düzenleme bulunması halinde, şirketlerde elektronik ortamda toplantıya izin vermektedir. Ancak bu olağanüstü süreçte T.C. Ticaret Bakanlığı, 20.03.2020 tarihinde, esas sözleşmesinde bu yönde hüküm bulunmayan şirketlerin de Merkezi Kayıt Kurulu’nun desteği ile bu imkandan faydalanabileceğini açıklamıştır.

Şirket içerisinde gerekli alt yapı mevcut ise, elektronik ortamdaki toplantının, fiziki ortamda yapılan toplantıdan, hukuki sonuçları bakımından hiçbir farkı bulunmamaktadır.

Şirket yönetim kurulunda elektronik ortamda oy kullanabilmek için, şirketin bu amaca özgülenmiş bir internet sitesine sahip olması, ortağın bu yolda istemde bulunması, elektronik ortam araçlarının etkin katılmaya elverişliliğinin bir teknik raporla ispatlanıp bu raporun tescil ve ilan edilmesi ve oy kullananların kimliklerinin saklanması şarttır.

Son olarak, elektronik ortamda karar almaya diğer bir alternatif ise, alınması planlanan karar metninin, elden dolaştırılması ya da her bir üyenin farklı bir kağıtta bu karar metninin onaylanmasıdır. Bu onay imzalarının bulunduğu kağıtlarının tümü karar defterine yapıştırılmalıdır.

3- Şirket finansal planlamaları gözden geçirilmelidir, zira şirketin finansal durumunun Türk Ticaret Kanunu’nun 376. Maddesi kapsamında riskli olduğunun anlaşılması halinde, kanun, yönetim kuruluna birtakım görevler yüklemiştir (aşağıda kısaca bahsedilecektir).

  • Şirket finansal planlamaları konusunda, riskleri değerlendirecek ve aksiyonları takip edecek bir ekip belirlenmeli ve görev paylaşımı yapılmalıdır.
  • 2020 için öngörülmüş olan bütçeler ve hedefler yeniden gözden geçirilmeli ve gerekirse revize edilmelidir.
  • Kar elde eden şirketler, ortaklarına kar dağıtmayıp, karı tedbiren şirket bünyesinde muhafaza etmelidir. Bu konuda T.C. Ticaret Bakanlığı’nın 31.03.2020 tarihli yazısı ve TOBB’nin 01.04.2020 tarihli yazısı uyarınca; sermaye şirketlerinin 2019 yılı hesap dönemine ilişkin olarak bu yıl gerçekleştirilecek genel kurul toplantılarında gündeme alınacak nakit kar payı dağıtımı kararlarında, geçmiş yıl karlarının dağıtıma konu edilmemesi ve dağıtım tutarının 2019 yılı net dönem karının % 25’ini aşmaması ile yönetim kuruluna kar payı avansı dağıtımı yetkisi verilmemesi yönünde duyuru yapıldığını bir kez daha hatırlatmak isteriz.
  • Talep edilen satış kapasitesini karşılamak için önemli ürünler ve malzemeler belirlenmeli, bunların temini ve üretimine öncelik verilmeli, maliyetin optimize edilmesi için en uygun alternatifler belirlenmelidir.
  • Müşteri ve tedarikçi sözleşmeleri gözden geçirilerek kapasite ile ilgili yasal sorumluluklar değerlendirilmeli, şirket yükümlülüğünü arttırabilecek projeler ileri bir tarihe ertelenerek kısa vadeli hedeflere odaklanılmalıdır.
  • Envanter durumunun taranarak yeterli kapasitenin olup olmadığı değerlendirilmeli ve üretim planlaması buna göre düzenlenmelidir.
  • Gelir ve gider risklerini ortaya koyan senaryolar hazırlanmalı, her bir senaryoya göre nakit akışı, kar-zarar ve bilanço tabloları gibi şirketin finansal durumunu etkileyebilecek ve likiditeyi azaltabilecek faktörleri ortaya koyan modeller oluşturulmalıdır. Her bir faktör için ise gelir-gider hesaplarının optimize edilmesi, maliyet yönetimi, birleşme-satın alma analizleri gibi şirketin istikrarını koruyacak önlemler planlanmalıdır. Olası tüm finansal ve iş senaryolarını (normale dönüş, piyasaların düşüşü, artan kısıtlamalar, küresel karantina ve muhtemel kıtlık senaryoları) değerlendirilerek alınacak aksiyonlar belirlenmelidir.
  • Finansal durumun riskli olduğu tespitine varılması halinde, yönetim kurulu, Türk Ticaret Kanunu’nun 376. Maddesi kapsamında bir değerlendirme yapmak durumundadır. Buna göre;
    1. Son yıllık bilançodan, sermaye ile kanuni yedek akçeler toplamının yarısının zarar sebebiyle karşılıksız kaldığı anlaşılırsa, yönetim kurulu, genel kurulu hemen toplantıya çağırır ve bu genel kurula uygun gördüğü iyileştirici önlemleri sunar.
    2. Son yıllık bilançoya göre, sermaye ile kanuni yedek akçeler toplamının üçte ikisinin zarar sebebiyle karşılıksız kaldığı anlaşıldığı takdirde, derhâl toplantıya çağrılan genel kurul, sermayenin üçte biri ile yetinme veya sermayenin tamamlanmasına karar vermediği takdirde şirket kendiliğinden sona erer.
    3. Şirketin borca batık durumda bulunduğu şüphesini uyandıran işaretler varsa, yönetim kurulu, aktiflerin hem işletmenin devamlılığı esasına göre hem de muhtemel satış fiyatları üzerinden bir ara bilanço çıkartır. Bu bilançodan aktiflerin, şirket alacaklılarının alacaklarını karşılamaya yetmediğinin anlaşılması hâlinde, yönetim kurulu, bu durumu şirket merkezinin bulunduğu yer asliye ticaret mahkemesine bildirir ve şirketin iflasını ister.

4- Borçların ifası kapsamında temerrüde düşülmesi yahut gereği gibi ifa edilememesi ihtimaline karşın yetkililerden hukuki destek alınmalıdır.

Şirketlerin taraf olduğu sözleşmelerin ifa edilmemesi durumunda, salgının mücbir sebep, ifa güçlüğü veya ifa imkansızlığı niteliği taşıyıp taşımadığı hukuken tartışılmaktadır. Bu nedenle gerek halihazırda akdetmiş olduğunuz sözleşmeler, gerekse de bu süreçte akdedeceğiniz sözleşmeler bakımından, hizmet alınan hukuk bürosundan profesyonel destek almanız uygun olacaktır.

Bazı sözleşmeler bakımından önümüzdeki dönemde uyarlama davaları açılması gündeme geleceğinden, bu kapsamda da herhangi bir hak kaybına uğramamak için, şimdiden hizmet alınan hukuk bürosundan profesyonel görüş almanız faydalı olacaktır.

5- Yönetim kurulu üyelerinin sorumluluğu konusunda da aşağıda sizleri kısaca bilgilendirmek isteriz:

Türk Ticaret Kanunu, yönetim kurulu üyeleri ve yönetimle görevli üçüncü kişilerin, görevlerini tedbirli bir yöneticinin özeniyle yerine getirmek ve şirketin menfaatlerini dürüstlük kurallarına uyarak gözetmek yükümlülüğü altında olduklarını düzenlemiştir.

Hiç kuşkusuz yönetim kurulu üyeleri, görevlerini tedbirli bir yönetici gibi özenle ifa etmeli ve şirket menfaatlerini gözetmelidir. COVID-19 kapsamında şirket nezdinde alınması gereken tedbirler ve yürütülmesi gereken uygulamalar, yönetim kurulu üyelerinin şirkete karşı olan özen ve bağlılık yükümlülüğünün bir gereğidir. Yönetim kurulu üyelerinin bu yükümlülüklerini ihlal etmeleri, şirket malvarlığında azalmaya yol açacağından, dolaylı olarak şirketin pay sahiplerinin ve alacaklıların zarara uğramalarına sebep olacaktır. Yukarıdaki önlemlerin hiç ya da gereği gibi alınmamış olması halinde, yönetim kurulu üyeleri hem şirkete, hem pay sahiplerine ve hem de şirket alacaklılarına karşı verdikleri zarardan sorumlu olabileceklerdir. Bu durumda şirket ve pay sahipleri, yönetim kurulundan, şirketin uğradığı zararları talep edebilecekken, şirket alacaklıları ise yönetim kurulundan kendi uğradıkları zararları talep edebilirler.

Çalışmanın sizler için faydalı olmasını dileriz.

Herhangi bir sorunuz olması halinde bizimle iletişime geçebilirsiniz.